Tim i timski rad

ON-LINE EDUKACIJU OMOGUĆUJE VAM - INTEGRAL INŽENJERING CORPORATION 

Izreke i stavovi o timu

„ Više ruku može da pomeri brdo“

„Dve glave su pametnije od jene“

„Tim je specifična mala grupa koja je veštački, jasno, precizno i stučno odabrana, a koja ima zajedničke interese, zadatke i ciljeve.“

1. Značaj tima

    Bilo da se radi o preduzeću, ustanovi, instituciji, politici, istraživanju ili bilo kom sličnom poslu, treba imati na umu veliki značaj timskog rada. Da bi se ostvario poslovni i radni uspjeh, monogo više zavisi od dobrog timskog rada nego od pojedinačnog isticanja ili nastojanja. Dobar tim je preduslov dobog poslovanja i uspješnog rada. Više ljudi više zna, može i postiže nego pojedinac, ma koliko sposoban bio. Stvaranjem timova i unapređenjem timskog rada, mnoge kompanije su popravile svoje poslovanje, izišle iz krize ili zadržale svoju prednost na tržištu. Timski rad i značaj timova se u svijetu kontinuirano (posebno u novije vreme) proučava, prati i razvija. Razvojem i upravljanjem timovima, postiže se u kompaniji bolji stepen razumevanja, saradnje, konsultovanja, preduzimanja akcija, donošenja odluka, timski duh i kvalitetniji rad.

2. Primjer Forda

    Koliki je značaj timova i timskog rada najbolje će posvjedočiti primjer čuvene kompanije Ford Motor Company. Ta kompanija je uspjela da napravi preokret u poslovanju i povrati izgubljenu poziciju na tržištu, zahvaljujući prelasku na timski rad i uvažavanjem značaja tima. Naime, početkom 80-tih godina u kompaniji Ford došlo se do saznanja da starim načinom organizacije rada i upravljanja nije moguće pratiti konkuranciju u automobilskoj industriji, koja dolazi sa drugih strana, posebno nadirućih japanskih modela i inovacija. Donald Peterson, predsjednik Forda, odlučio je da umjesto stare birokratske strukture razvoja novog proizvoda uvede timski rad. Formirao je tim za razvoj novog modela, poznatog kao „Tim Taurus“ koji je uradio model Ford Taurus i njime povratio pozicije na tržištu. Navodimo šemu „Tim Taursa“ koja je poznata u literaturi:

Vidimo da je Petersonov tim uključio sve faktore neophodne za uspješan razvoj novog automobila (dizajnere, konstruktore, ljude iz proizvodnje, istraživače tržišta, predstavnike kupaca i osiguravajućih kuća) i preuzeo od uprave kompanije više kompetencija i aktivnosti u poslu. Rezultati su bili značajni: ranije je uprava Forda trošila 5 godina za razvoj novog modela, „Tim Tauers“ je to uspeo za manje od 3 godine; okupljeni su svi važni fatori za uspješan rad tima; proizveden je model automobila koji se uspješno nosio sa konkurencijom na tržištu osamdesetih godina i na kraju, pokazalo se da promjene, podsticaj i novu energiju u kompaniji može dati dobro odabran tim i dobar timski rad.

3. Izbor tima

    Od sastava, karaktera, dinamičnosti, ideja, inicijativa, komunikacija i ukupnog timskog duha zavisi njegova uspešnost i njegovi rezultati. Zbog toga je najvažniji momenat pronalaženje i formiranje dobrog tima. Izbor tima sastoji se od dve faze: pripremnih radnji i procesa izbora.

a) priprema za izbor tima

Dobre pripreme za izbor tima predstavljaju uslov za njegovo kasnije uspešno (ili manje uspešno) funkcionisanje i trajanje. Pripreme moraju biti obuhvatne i temeljne i uključiti sve elemente od uslova rada, strukture, ciljeva, pa do konačnog rezultata tima. Pripreme za izbor tima imaju nekoliko nezaobilaznih faza.

• Ime i identitet tima. Svaki tim treba da nasi konkretno ime, kao u slučaju Taurusa. Ime treba da odražava suštinu posla, projekta, istraživanja ili neke druge delatnosti. Sa imenom tima se stvara njegov identitet i uspostavlja odnos sa okruženjem (u preduzeću ili u sredini).

• Vrsta i složenost zadatka. Tim će se birati prema vrsti i karakteru zadatka koji će mu se postaviti. Od vrste i složenosti zadatka zavisiće struktura i veličina tima. Timovi ne smiju da budu glomazni, ni nepotpuni. Svaka oblast koju obuhvata zadatak tima treba da bude analizirana i pokrivena odgovarajućim članom tima. Kod manje složenih zadataka jedan član može da pokriva više oblasti. Zadatak mora da bude jasan, realan, ostvariv, zanimljiv i podsticajan za članove tima. Zadatak treba kategorisati: jednostavan, složen i veoma složen. Ne treba davati zadatke za koje se pretpostavlja da ih neće biti moguće uraditi na vrijeme i uspješno, kao ni zadatke koje neki tim ranije nije rešio, bez prethodne korekcije zadatka.

• Ciljevi tima. Od dobro postavljenih ciljeva zavisiće uspješnost tima. Ovaj dio pripreme mora biti više puta provjeren nego se pređe na formiranje tima, takođe se mora provjeriti i sa timom, kako bi se znalo da li su svi članovi shvatili cilj(eve) i da li mogu odgovoriti njihovom zahtevu. Cilj može biti kratkoročan ili dugoročan (zavisno od zadatka). Treba težiti dugoročnim ciljevima koje će jedan tim ispunjavati. Članovima tima treba zadati ciljeve celog tima i pojedinačne ciljeve. Ciljevi mogu biti novi proizvod, uvođenje nove organizacije u kompaniji, promocija novog proizvoda, otklanjae nekog zastoja u poslu, istraživanje tržišta, uočavanje svih prednosti konkurencije i slično.

• Potrebne vještine. U pripremi za izbor tima treba obratiti pažnu da budu zastzupljene sve vještine neophodne za rad tima (poznavanje složenih informatičkih programa, stranog jezika, upravljanja projektima, finasije, pravo, psihologija grupe...).

• Kompetencije tima. Prema zadatku, ciljevima i potrebnim veštinama, treba odrediti kompetencije svakog člana tima i ukupan njegov profil. Svi članovi tima moraju poznavati problem koji tim rješava, dok svaki član pojedinačno mora dodatno poznavati oblast za koju će biti posebno zadužen. Nije dobro sastaviti tim (posebno za neke zadatke) od ljudi koji odlično poznaju samo parcijalno zadatak tima, tzv. „fah idioti“, jer je potrebna upućenost i visok stepen saradnje u timu.

• Ovlaštenja tima. Tim mora imati kompletna ovlaštenja u okviru postavljenog zadatka i zadatih ciljeva. Menadžment i uprava preduzeća ili institucije mora deo svojih ovlaštenja prenijeti na tim kako on imao što više prostora za kreaciju i djelovanje. To treba precizirati pre formiranja tima.

• Resursi. Timu treba staviti na raspolaganje sve neophodne resurse iz kojih će crpiti svoj rad. Prije svega, riječ je o finansijskim, tehničkim, organizacionim resursima, zatim dobre komunikacije sa drugim kompanijama, ekonomskim i političkim subjektima i slično.

• Uslovi rada. Timu moraju biti obezbijeđeni i predočeni optimalni uslovi za rad (odgovarajuće prostorije, oprema, vreme, komunikacija, plate, nagrade i slično).

• Pružanje asistencije i pomoći timu. U okviru priprema treba naznačiti sve pojedince i grupe koji će pružati pomoć i asistenciju članovima tima tokom njihovog rada.

b) postupak izbora tima

Kada su završene sve pripremne faze, prelazi se na izbor tima. Konačan izbor tima treba prepustiti jednom menadžeru koji će biti označen kao „menadžer odgovoran za izbor tima“. Ako to radi više njih može doći do preplitanja kompetencija i nesporazuma, miješanja kriterija i pretpostavljenih kompetencija za pojedine članove tima. Izbor tima se može podijeliti u nekoliko faza.

• Izbor članova tima. Treba početi sa izborom članova tima tako da se ide od jedne do druge oblasti koje uključuje zadatak tima. U literaturi postoji nekoliko pristupa u izboru članova i vođe tima (pomenimo autore: Dejvid Kirsi, Stiv Karpman i Fred Fidler). Ovde će biti prikazano nekoliko tipova i opštih karakteristika koje treba da poseduju članovi tima, a koji se biraju prema potrebama tima i karakteru zadatka. Treba voditi računa da u timu bude zastupljeno što više ovakvih tipova ličnosti. Najbolje je da menadžer koji bira tim, napravi kraći intervju sa svakim članom tima. Ako je riječ o ljudima koji nisu zaposleni u vašoj kompaniji, potrebno je uraditi i odgovafrajući test (recimo Plučikov test).

Dobar saradnik je čovjek koji voli da pomaže, učestvuje u svim poslovima, kritički razmatra rad drugih članova tima, odan je menadžmentu i upravi, otvoren prema novim idejama, jedino nije sklon da preuzme glavnu odgovornost za rad tima.

Istraživač je potreban svakom timu, on ima dosta informacija, završava zadatke na vreme, daje dosta podataka, iznosi činjenice, traga za rješenjima ali ni on nije spreman da preuzme ulogu glavnog koji će rješavati nastali problem.

Entuzijasta. Ovakav čovek prednjači u obavljanju zadataka, spreman je da radi više i duže, vjeruje u uspjeh, pomaže drugima, nekada čak i preuzima dio posla drugih, zbog toga se ponekad ovakvom tipu ličnosti daje naziv dobra vila. Može da bude perfekcionista i nestrpljiv kada drugi ne prate njegov ritam, zbog toga se neki članovi mogu osećati skučeno u njegovom prisustvu.

Buntovnik. Postoje ličnosti koje su spremne da se stalno suprostavljaju drugima, da traže neku krivicu, da ispolje drugačije viđenje od svih, ne trpe vođe, suprostavlja se i članovima grupe, posebno onima koji insistraju na preciznosti, radu, uspjehu, kolektivnom duhu. Buntovnk često može izazvati pometnju u grupi, pa i anarhiju, te ga treba izbegavati prilikom izbora tima.

Izazivač je tip čoveka koji stalno postavlja pitanja, traži nova rešenja, direktan je i sklon preispitivanju stavova i ciljeva, mrzi monotoniju i dobar je za pokretanje akcija i dinamiku u grupi.

• Izbor vođe tima. Prilikom izbora vođe tima ili tim menadžera, potrebno je imati u vidu nekoliko rarakteristika i tipova ličnosti, te birati onakvog kakav odgovaza težini zadatka i ciljevima tima.

Čvrsta ruka. Čovjek koji je samouvjeren, čvrst, vjeruje da sve dobro zna, ima dobre procjene, traži besprijekorno izvršavanje zadataka, zahtijeva disciplinu, nastoji da njegova odluka bude konačna, vjeruje da tim uvek može pružiti više.

Veliki tata. Ovaj tip vođe ima prijateljski odnos prema svim članovima grupe, želi da razvija dobre međuljudske odnose, ponekad čak i na uštrb efikasnosti grupe, podstiče ličnu slobodu i samostalnost članova tima, nastoji da se potpuno unese u sve probleme tima i članova tima (profesionalne i lične) i da ponudi savjet kako riješiti problem.

Šetajuća enciklopedija (ili kompjuter). Čovjek koji zna mnoge probleme ili put do njihovog rješenja, barata činjenicama, voli istraživanje i nova saznanja, racionalno i kocentrisano prilazi problemima, temeljno razrađuje ciljeve i metode rada, može da se distancira od grupe ali da efikasno radi.

Kreator voli da radi u timu, da daje ideje, odgovorno pristupa poslu i obavezama, istražuje, traži nove ideje, daje rješenja, okuplja tim, pouzdan i kreativan.

• Podjela uloga. Za uspješno funkcionisanje tima važno je, na samom početku, precizirati uloge, obaveze i zadatke svakog člana i vođe tima. Svako treba da zna svoje obaveze i da se drži opšteg plana rada tima. Podjelu uloga treba uskladiti sa zadacima i ciljevima tima. Podjela uloga počinje izborom vođe tima ili tim menadžera. Preporučuje se da njega odredi odgovorni menadžer koji sastavlja tim, da je bolji način nego da ga biraju članovi tima između sebe. Uloge i obaveze u timu treba tako dodijeliti da postoji dodirna strana između pojedinih uloga kako bi moglo doći do preuzimanja zadataka ukoliko je neki član tima spriječen da neko vrijeme obavlja svoj posao. Nastavak podjele uloga i njihovu korekciju treba da preuzme vođa ili menadžer tima.

• Odgovornost. Konstituisanje tima završava se jasnim predočavanjem odgovornosti tima za tok rada i rezultate rada tima, kao i odgovornosti svakog člana pojedinačno.

4. Rad tima

    Da bi tim uspješno radio potrebno je da zadovoljava nekoliko činilaca. Prije svega potrebna je dobra komunikacija u timu po svim nivoima i svim pitanjima. Zatim ispoljena sklonost ka timskom radu svakog člana, dobro vođenje tima, utvrđena jasna pravila rada i njihovo poštovanje, potrebna je sinergija kreativnih i radnih sposobnosti članova tima, postizanje konsensusa za sva rešenja i rezultate, ravnopravno učešće i podela tereta u smislu zadataka i obaveza, kreativnost i odlučnost tima. Na sledećem grafikonu prikazan je jedan efikasan tim.

    Kada su ispunjeni svi potrebni uslovi za rad tima, onda treba preći na koncept faza rada i ispunjavanja zadataka. Ulogu preuzima tim menadžer (vođa tima) kao koordinator tima i predočava faze rada koje se još jednom zajednički raspravljaju, uloge provjeravaju, zadaci pregledaju i počinje rad.

    Ako su članovi tima preuzeli uloge koje im najbolje odgovaraju, moći će da iskažu svoju kreativnost, znanje i vještine. Potrebno je da članovi i sami pokažu inicijativu prilikom preuzimanja uloga i diskusije oko zadataka i ciljeva tima. Nije dobro za tim, posebno za lidera tima, da članovi spontano prihvataju uloge i „tiho“ izvšavaju zadatke.

Zapamtite: tim mora imati svoju dinamiku. Neophodna je razmjena mišljenja, ideja, stavova, enrgije u cilju podizanja nivoa ukupne aktivnosti tima i ostvarenja boljih rezultata.

    Za koordinatora tima (vođu, tim menadžera) biće veoma važno da svi članovi shvate svoje uloge, kao i uloge drugih članova, da su razumjeli zadatak (u cjelini i pojedinačno), da mogu da koriste resurse koji su dati timu na raspolaganje, kao i da svaki član oseća ličnu zainteresovanost i zadovoljstvo što učestvuje u timu i što ima priliku da radi na ostvarenju postavljenog zadatka i projektovanih ciljeva.

    Postoji nekoliko faza u toku rada jednog tima i potrebno je da te faze budu poštovane i da se sve ispune kako bi se postigao uspjeh tima i postigao poslovni ili istzraživački zadatak i cilj. Na sljedećoj šemi predstavljene su glavne faze rada jednog tima.

5. Granice i mogućnosti tima

    Kada je tim završio postavljeni zadatak, potrebno je pristupiti analizi njegovog učinka, istaći sve dobre strane i uočene nedostatke. Analizu rade menadžeri zajedno sa vođom tima. Prethodno tim treba da izvrši analizu (samoevaluaciju) svog rada. Analiza rada i rezultata koje je tim ostvario treba da odgovori na pitanje: koje su mogućnosti tima i gde su granice njegovog daljeg razvoja.

To treba uraditi u 4 faze:

• Analizirati rezultate rada tima.

• Istaći učinak tima.

• Uočiti koje je izmene potrebno napraviti u sastavu tima i postupku rada.

• Predočiti dalji razvoj tima, te načine rešavanja sličnih problema i zadataka.

Ovo je jedna kraća verzija predavanja o timu i timskom radu, koja može koristiti svima da se upoznaju sa ovom važnom temom, kao i menadžerima da pokušaju da sami kreiraju timove ili rade kao ćlanovi tima. Kompletni razradu ove teme i savete o konstituisanju i radu tima možete dobiti od stručnjaka FER-a

18.10.2007. 08:19